Procura notarile: cos’è, come funziona, quando serve e quanto costa

La procura notarile è il documento con cui una persona, definita rappresentato o conferente, autorizza un’altra persona, detta procuratore o rappresentante, ad agire e firmare in suo nome e per suo conto. Serve quando non è possibile essere presenti personalmente per acquistare o vendere casa, firmare un contratto di mutuo, partecipare a una successione, gestire pratiche d’impresa o compiere altri atti per i quali la legge richiede la presenza o la forma scritta davanti al notaio.

Dal punto di vista giuridico, la procura notarile è un atto unilaterale con cui il rappresentato attribuisce al procuratore il potere di agire verso i terzi in suo nome. Non richiede l’accettazione formale del procuratore: quando quest’ultimo compie un atto nei limiti dei poteri conferiti e dichiara di agire in nome del rappresentato, gli effetti dell’operazione si producono direttamente in capo a quest’ultimo.

Quando la legge impone che l’atto finale sia stipulato per atto pubblico o scrittura privata autenticata, anche la procura deve essere ricevuta o autenticata da un notaio.

Quando serve una procura notarile?

Il ricorso a una procura notarile si rende necessario in diverse situazioni della vita quotidiana e professionale, in cui una persona non può o non intende intervenire di persona alla firma di un contratto o di un atto pubblico.

I casi più frequenti in cui può essere utile una procura riguardano:

• residenza o trasferimento all’estero: il conferente vive o lavora in un altro Paese e deve compiere operazioni patrimoniali o immobiliari in Italia senza doversi spostare;
  
• impossibilità fisica o ricovero: motivi di salute, ricoveri ospedalieri o difficoltà motorie impediscono di recarsi fisicamente presso lo studio notarile;
  
• impegni lavorativi o personali: l’impossibilità di presenziare alla data fissa del rogito finale o della stipula di un contratto di mutuo;
  
• operazioni immobiliari e societarie: la necessità di gestire da remoto la firma di contratti preliminari, compravendite, donazioni, assemblee o pratiche di cancellazione d’ipoteca.
  

Chi può essere nominato procuratore?

La legge lascia ampia libertà nella scelta della persona a cui affidare il potere di agire in proprio nome. Chi conferisce la procura (il rappresentato o conferente) può nominare come procuratore una persona di fiducia, purché possieda i requisiti previsti dalla legge.

Il procuratore può essere, ad esempio:

• un familiare, come il figlio, il coniuge, un genitore o un fratello;
• un professionista di fiducia, come un avvocato, un commercialista o un consulente;
• un socio o un collaboratore, per lo svolgimento di attività d’impresa;
• un’altra persona di fiducia ritenuta idonea a rappresentare gli interessi del conferente.

La scelta deve ricadere su una persona affidabile, poiché gli atti compiuti dal procuratore, nei limiti dei poteri conferiti, producono effetti direttamente nella sfera giuridica del rappresentato. Il notaio verifica inoltre che la procura sia conforme alla legge e che i poteri attribuiti siano correttamente individuati.

Requisiti del procuratore

È importante distinguere i requisiti richiesti al conferente, cioè alla persona che rilascia la procura, da quelli richiesti al procuratore, cioè alla persona che la riceve.

Chi conferisce la procura deve avere la capacità legale di agire e, quindi, essere maggiorenne (salvo i casi particolari previsti dalla legge) e capace di comprendere il significato e le conseguenze dell’atto che sta sottoscrivendo.

Il procuratore, invece, ai sensi dell’articolo 1389 del codice civile, deve possedere la capacità di intendere e di volere in relazione all’atto da compiere. È inoltre possibile nominare più procuratori nello stesso atto, stabilendo se possano operare disgiuntamente (ciascuno autonomamente) oppure congiuntamente (con l’intervento di tutti).

Cosa può e cosa non può fare il procuratore?

La procura non trasferisce la titolarità dei beni né attribuisce un potere illimitato sul patrimonio del rappresentato. Il procuratore può compiere esclusivamente gli atti che rientrano nel perimetro dei poteri espressamente conferiti nell’atto notarile.

Cosa può fare il procuratore nei limiti della procura

A seconda del contenuto del testo predisposto dal notaio, il procuratore può:

• compiere atti immobiliari: acquistare, vendere, permutare o concedere in locazione beni immobili;
  
• operare finanziariamente: stipulare contratti di mutuo, ritirare somme, incassare crediti e operare su conti correnti se espressamente autorizzato;
  
• firmare contratti d’impresa: rappresentare la società, stipulare contratti con fornitori e clienti o iscrivere atti nel registro delle imprese. Per approfondire le operazioni societarie e i servizi dedicati alle imprese, è possibile consultare la sezione dedicata ai servizi societari.
  
• compiere specifici atti successori: accettare o rinunciare a un’eredità o partecipare a una divisione ereditaria, quando la rappresentanza è ammessa e la procura possiede la forma richiesta per l’atto. Per approfondire gli adempimenti relativi alle successioni, ai testamenti e agli atti di donazione è possibile consultare la sezione dedicata ai servizi notarili per successioni e donazioni.
  

Cosa non può fare il procuratore

Esistono precisi limiti previsti dalla legge e dalla stessa procura che il procuratore non può superare.

• atti che, per legge, devono essere compiuti personalmente: non è possibile conferire una procura per redigere o modificare un testamento, sottoscrivere le Disposizioni Anticipate di Trattamento (DAT) o riconoscere un figlio nato fuori del matrimonio;
• atti non compresi nei poteri conferiti: il procuratore non può compiere atti diversi da quelli indicati nella procura. Se supera i limiti stabiliti, l’atto è inefficace nei confronti del rappresentato, salvo successiva ratifica;
• atti di straordinaria amministrazione non espressamente autorizzati: anche in presenza di una procura generale, il procuratore non può vendere immobili, costituire ipoteche, effettuare donazioni o compiere altri atti di straordinaria amministrazione se tali poteri non sono indicati in modo espresso nell’atto.

Tipi di procura: differenze tra procura generale e speciale

L’ordinamento contempla diverse tipologie di procura a seconda della durata, dell’oggetto e dell’ampiezza delle facoltà attribuite al rappresentante. La distinzione principale è quella tra procura generale e speciale.

La procura speciale

La procura speciale attribuisce al rappresentante il potere di compiere uno o più specifici atti giuridici espressamente individuati. Questa particolare tipologia di procura è circoscritta all’affare individuato e perde normalmente efficacia quando sono stati compiuti tutti gli atti specificamente autorizzati. Per gli atti di straordinaria amministrazione (come la vendita di una casa), la procura speciale deve indicare in modo puntuale il tipo di negozio da stipulare.

Esempio pratico: la procura a vendere un immobile specifico, identificato attraverso i relativi dati, è una tipica procura speciale e perde efficacia quando è stata completata l’operazione per cui è stata rilasciata.

La procura generale

La procura generale consente al procuratore di gestire una pluralità di affari, ma le espressioni generiche non sono normalmente sufficienti per autorizzare atti di straordinaria amministrazione. La vendita di immobili, la costituzione di ipoteche, le donazioni e gli altri atti particolarmente rilevanti devono quindi essere espressamente previsti e descritti nel testo della procura, indicando con chiarezza la facoltà di eseguire anche atti di straordinaria amministrazione.

Esempio pratico: la procura rilasciata da una persona anziana che affida al figlio la gestione continua di tutti i propri beni immobili, la firma della corrispondenza e la gestione delle relazioni con gli istituti di credito è una procura generale.

La procura institoria e la procura alle liti

Oltre alla procura generale e speciale, esistono forme di rappresentanza disciplinate da norme specifiche:

• procura institoria: è collegata alla nomina dell’institore, cioè della persona incaricata dall’imprenditore di gestire l’impresa, una sede secondaria o un ramo aziendale. Per rendere conoscibili ai terzi eventuali limitazioni dei suoi poteri, sono previsti specifici adempimenti presso il Registro delle imprese;
  
• procura alle liti: è l’atto con cui una parte attribuisce a un avvocato il potere di rappresentarla e difenderla in giudizio, secondo le forme previste dalla normativa processuale.
  

Requisiti per fare una procura: età e capacità di agire

Per poter fare una procura notarile, il conferente deve possedere i requisiti di capacità prescritti dalla legge.

Maggiore età e capacità naturale

Colui che conferisce la procura deve avere la capacità di agire — di regola, quindi, aver compiuto diciotto anni, salvi i casi particolari previsti dalla legge — e possedere la piena capacità di intendere e di volere al momento della firma. Il notaio ha l’obbligo di accertare la capacità naturale del conferente prima di ricevere l’atto:

• minorenni e interdetti: non possono rilasciare autonomamente una procura. Gli atti che li riguardano sono compiuti dai genitori esercenti la responsabilità genitoriale o dal tutore, con l’autorizzazione del giudice nei casi previsti dalla legge;
  
• amministrazione di sostegno: la persona sottoposta ad amministrazione di sostegno può rilasciare procura per gli atti che non rientrano tra quelli riservati all’amministratore dal decreto di nomina;
  
• incapacità naturale: il conferente deve essere in grado di comprendere il significato e le conseguenze della procura nel momento in cui la sottoscrive. Se il notaio accerta che tale capacità manca, non può ricevere l’atto. In base alla situazione concreta, potrà rendersi necessario valutare una misura di protezione, come l’amministrazione di sostegno.
  

Atti per cittadini stranieri

Anche i cittadini stranieri possono rilasciare una procura notarile in Italia. I documenti necessari dipendono dall’atto da compiere e comprendono normalmente un documento di identità valido e, quando richiesto, il codice fiscale italiano. Per i cittadini di Paesi non appartenenti all’Unione europea, il notaio verifica inoltre, nei casi previsti, la condizione di reciprocità o la regolarità del soggiorno in Italia. Se il conferente non conosce la lingua italiana, l’atto deve essere ricevuto rispettando le specifiche formalità previste dalla legge notarile, con l’intervento di un interprete e dei testimoni quando necessario. La verifica sulla reciprocità deve essere svolta caso per caso, considerando la cittadinanza e l’atto da compiere.

Procura nazionale, procura estera e differenza tra procura, mandato e amministrazione di sostegno

Procura nazionale ed estera

Se il conferente si trova all’estero, non è necessario rientrare in Italia per rilasciare la procura. La disciplina varia in base al luogo di formazione dell’atto:

• procura rilasciata in italia: ricevuta come atto pubblico o autenticata nella sottoscrizione da un notaio italiano, è immediatamente efficace su tutto il territorio nazionale;
  
• procura consolare: il cittadino italiano che si trova all’estero può rivolgersi, nei Paesi e nei casi in cui il servizio notarile consolare è disponibile, all’autorità consolare italiana. La procura viene redatta in lingua italiana e non necessita di legalizzazione per essere utilizzata in Italia;
  
• procura rilasciata davanti a un notaio straniero: per essere utilizzata in Italia deve rispettare requisiti formali compatibili con l’ordinamento italiano ed essere accompagnata, quando necessario, dall’Apostille o dalla legalizzazione e da una traduzione ufficiale in italiano. Gli adempimenti variano in base allo Stato in cui la procura è formata e alle convenzioni internazionali applicabili; prima della stipula è quindi opportuno sottoporre il testo al notaio italiano che dovrà utilizzarlo.
  

Differenza tra procura, mandato e amministrazione di sostegno

La procura e il mandato non sono strumenti equivalenti. Il mandato è il contratto con cui una persona si obbliga a compiere uno o più atti per conto di un’altra; la procura attribuisce invece il potere di rappresentarla nei rapporti con i terzi. I due strumenti possono essere utilizzati insieme oppure separatamente, a seconda dell’operazione da compiere. Quando invece la persona non è in grado di provvedere ai propri interessi, lo strumento idoneo non è la procura ma una misura di protezione disposta dal giudice: di regola l’amministrazione di sostegno, su ricorso al Giudice Tutelare, e solo nei casi più gravi l’interdizione o l’inabilitazione. Infine, la presenza personale resta obbligatoria per legge per gli atti personalissimi per i quali non è ammessa alcuna forma di delega o rappresentanza.

Forma della procura e quando serve l’intervento del notaio

La forma della procura è vincolata alla natura del contratto che il procuratore deve sottoscrivere. Ai sensi dell’articolo 1392 del codice civile, la procura non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte per l’atto da compiere.

L’intervento del notaio è obbligatorio quando l’atto finale richiede l’atto pubblico o la scrittura privata autenticata:

• compravendite e atti immobiliari: la sottoscrizione di una procura per comprare o vendere casa, donare o stipulare mutui deve avvenire davanti al notaio;
  
• procura generale: viene normalmente predisposta dal notaio con una forma idonea agli atti che il procuratore sarà autorizzato a compiere. Se comprende poteri relativi ad atti che richiedono l’atto pubblico o la scrittura privata autenticata, anche la procura deve rispettare la forma prescritta dalla legge;
  
• procura a donare: richiede la presenza dei testimoni e l’indicazione dettagliata del donatario e dei beni. La scelta del donatario o dell’oggetto della donazione non può infatti essere rimessa al procuratore (articolo 778 del codice civile)

Cosa serve per fare una procura? Documenti, tempi e costi

Per la redazione di una procura presso lo studio notarile occorre mettere a disposizione la documentazione necessaria.

Checklist: cosa serve per fare una procura

Per avviare la pratica occorrono normalmente:

• documento d’identità e codice fiscale del conferente;
  
• dati anagrafici e codice fiscale del procuratore;
  
• informazioni e documenti relativi all’atto da compiere;
  
• documentazione dell’immobile, dell’eredità o della società, quando pertinente;
  
• eventuali documenti relativi allo stato civile o al regime patrimoniale, se necessari per l’operazione.
  

Tempi di rilascio

I tempi di preparazione sono generalmente brevi, ma dipendono dalla complessità dei poteri da conferire e dalla completezza della documentazione. Una volta definito il testo, alla firma deve partecipare soltanto il conferente; il procuratore non deve essere presente.

Costi del notaio

Il costo di una procura notarile non è fisso. Dipende dalla tipologia di procura, dall’ampiezza dei poteri conferiti, dalla complessità dell’operazione e dagli eventuali adempimenti richiesti. Una procura speciale riferita a un singolo atto presenta normalmente una struttura più semplice rispetto a una procura generale, che deve disciplinare una pluralità di poteri e situazioni. Possono incidere sul costo anche la presenza di testimoni o di un interprete e l’utilizzo della procura all’estero. Lo Studio predispone il preventivo dopo aver esaminato le caratteristiche della pratica. Per maggiori informazioni si consiglia di scrivere direttamente allo Studio Notarile. 

Revoca della procura e cause di estinzione

La procura può essere revocata dal rappresentato, salvo i casi particolari di irrevocabilità previsti dalla legge. Quando la procura è stata rilasciata con atto notarile, è opportuno formalizzare la revoca davanti al notaio, così da documentarla con certezza e consentire gli eventuali adempimenti necessari. La revoca deve inoltre essere comunicata ai terzi con mezzi idonei: in mancanza, non può essere opposta a chi abbia contrattato in buona fede ignorandola.

La procura perde di regola efficacia nei seguenti casi, salvo le eccezioni previste dalla legge o dal contenuto dell’atto:

• compimento dell’atto o dell’affare per cui è stata rilasciata, nel caso della procura speciale;
  
• scadenza dell’eventuale termine;
  
• morte o sopravvenuta incapacità del rappresentato o del procuratore, salvo i casi particolari previsti dalla legge;
  
• revoca da parte del rappresentato.
  

FAQ – Domande frequenti sulla procura notarile