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ITLa procura institoria riguarda i poteri di rappresentanza dell’institore, cioè il soggetto preposto dall’imprenditore all’esercizio dell’intera impresa commerciale, di una sede secondaria o di un ramo particolare.
In concreto, l’institore può agire in nome e per conto dell’imprenditore e compiere gli atti pertinenti all’attività che gli è stata affidata, nei limiti stabiliti dalla legge e dalla procura. La disciplina è contenuta negli articoli 2203 e seguenti del Codice civile.
La procura institoria non coincide però con una normale procura. Il presupposto è la preposizione institoria, cioè l’attribuzione al soggetto di un ruolo nell’esercizio dell’impresa o di una sua articolazione. La procura permette di disciplinare i poteri di rappresentanza e le eventuali limitazioni, mentre l’iscrizione nel Registro delle imprese assume particolare importanza per rendere tali limiti opponibili ai terzi.
Chi è l’institore secondo il Codice civile
L’articolo 2203 del Codice civile definisce institore colui che viene preposto dal titolare all’esercizio di un’impresa commerciale.
La preposizione può riguardare:
- l’intera impresa;
- una sede secondaria;
- un ramo particolare dell’impresa.
L’institore occupa quindi una posizione diversa da quella di chi riceve semplicemente il potere di firmare uno specifico contratto. Gli viene affidata una funzione stabile nell’organizzazione e nell’esercizio dell’attività alla quale è preposto.
La figura dell’institore non coincide necessariamente con quella di un lavoratore subordinato. Il rapporto di lavoro subordinato può costituire il rapporto interno con l’impresa, ma non rappresenta di per sé il presupposto che attribuisce la qualifica di institore.
Preposizione institoria e procura non sono la stessa cosa
La distinzione è importante.
La preposizione riguarda il ruolo attribuito alla persona nell’organizzazione dell’impresa. È la preposizione all’esercizio dell’impresa, della sede o del ramo a qualificare il soggetto come institore.
La procura riguarda invece i poteri di rappresentanza e permette, in particolare, di stabilire eventuali limitazioni rispetto ai poteri che la legge riconosce all’institore.
Non è quindi corretto considerare la procura come un semplice documento che, indipendentemente dalla funzione concretamente attribuita, trasforma qualsiasi procuratore in institore.
Più institori possono agire separatamente?
Sì. L’art. 2203 c.c. disciplina espressamente anche il caso in cui siano preposti più institori.
Come regola generale, possono agire disgiuntamente, quindi ciascuno può esercitare autonomamente i propri poteri, salvo che nella procura sia diversamente disposto.
Quali poteri ha l’institore
Il potere di rappresentanza dell’institore è ampio, ma non illimitato.
L’art. 2204 c.c. stabilisce che può compiere tutti gli atti pertinenti all’esercizio dell’impresa alla quale è preposto, salvo le limitazioni contenute nella procura.
Per “atti pertinenti” si intendono, in termini semplici, gli atti collegati all’attività e alla gestione dell’impresa o della sua articolazione affidata all’institore.
La legge non fornisce un elenco chiuso delle operazioni consentite. Per stabilire se un determinato atto rientri nei suoi poteri occorre quindi verificare il rapporto tra quell’operazione, l’attività esercitata e l’ambito della preposizione.
A seconda del caso concreto, possono rientrare nella rappresentanza institoria, ad esempio, la conclusione di contratti con clienti e fornitori e altre operazioni funzionali all’esercizio dell’impresa.
Questo non significa che l’institore possa compiere indistintamente qualsiasi atto. Devono essere considerati sia i limiti previsti direttamente dalla legge sia quelli eventualmente contenuti nella procura.
Il potere di rappresentanza processuale
L’institore dispone anche di un potere di rappresentanza processuale.
L’art. 2204 c.c. prevede che possa stare in giudizio, sia come parte che agisce sia come parte chiamata a difendersi, per le obbligazioni dipendenti da atti compiuti nell’esercizio dell’impresa alla quale è preposto.
Non si tratta quindi di una rappresentanza processuale generale per qualsiasi controversia riguardante l’imprenditore. Il potere è collegato all’attività dell’impresa affidata all’institore.
Gli obblighi dell’institore
L’art. 2205 del Codice civile attribuisce all’institore anche specifici obblighi.
Per l’impresa o la sede secondaria alla quale è preposto, è tenuto, insieme all’imprenditore, all’osservanza delle disposizioni relative all’iscrizione nel Registro delle imprese e alla tenuta delle scritture contabili.
Anche questo elemento permette di comprendere perché la sua posizione sia diversa da quella di un semplice procuratore incaricato di compiere singoli atti.
L’institore può vendere o ipotecare immobili?
La legge prevede una limitazione specifica per gli immobili.
L’art. 2204 c.c. stabilisce che l’institore non può alienare o ipotecare gli immobili del preponente, salvo che sia stato espressamente autorizzato.
Il generale potere di compiere gli atti pertinenti all’esercizio dell’impresa non è quindi sufficiente, da solo, per consentire la vendita o la costituzione di un’ipoteca sugli immobili del preponente.
Per attribuire questi poteri è necessaria un’autorizzazione espressa.
La norma fa specifico riferimento all’alienazione e all’ipoteca. Quando l’operazione coinvolge un immobile attraverso atti differenti, occorre verificare la natura dell’atto, il contenuto dei poteri attribuiti e le forme richieste.
Per approfondire gli atti aventi a oggetto immobili è possibile consultare la sezione dedicata ai trasferimenti immobiliari.
Institore, procuratore e procura generale o speciale: le differenze
La figura dell’institore non deve essere confusa con quella del procuratore disciplinato dall’art. 2209 del Codice civile.
L’institore è preposto all’esercizio dell’impresa, di una sede secondaria o di un ramo. Il procuratore d’impresa, invece, pur potendo compiere in base a un rapporto continuativo determinati atti pertinenti all’esercizio dell’impresa, non è preposto alla sua gestione nello stesso modo.
Diversa è anche la distinzione tra procura generale e procura speciale nell’ambito della rappresentanza ordinaria.
| Figura o strumento | Funzione principale | Ambito dei poteri |
|---|---|---|
| Institore | esercizio dell’impresa, di una sede secondaria o di un ramo | atti pertinenti all’attività, con i limiti di legge e della procura |
| Procuratore d’impresa | compimento continuativo di determinati atti pertinenti all’impresa | poteri attribuiti senza preposizione all’esercizio dell’impresa |
| Procura generale | rappresentanza per una pluralità di affari | dipende dai poteri conferiti |
| Procura speciale | rappresentanza per uno o più atti determinati | limitata agli atti individuati |
La differenza non dipende quindi soltanto dal numero di operazioni che il rappresentante può compiere. Per qualificare un soggetto come institore conta soprattutto la preposizione all’esercizio dell’impresa o di una sua articolazione.
Per approfondire le caratteristiche delle procure ordinarie è possibile consultare la guida dedicata alla procura notarile.
Iscrizione della procura nel Registro delle imprese
La pubblicità è disciplinata dall’art. 2206 del Codice civile.
La procura con sottoscrizione del preponente autenticata deve essere depositata per l’iscrizione nel Registro delle imprese presso il competente ufficio.
L’iscrizione della procura ha una funzione importante nei rapporti con i terzi, perché permette di rendere conoscibili le eventuali limitazioni dei poteri dell’institore.
Cosa succede se la procura non viene iscritta?
In mancanza dell’iscrizione, la rappresentanza dell’institore si reputa generale.
Le limitazioni contenute nella procura non possono essere opposte ai terzi, salvo che si provi che questi ne erano a conoscenza al momento della conclusione dell’affare.
Un esempio rende più chiaro il meccanismo.
Se nella procura viene stabilito che l’institore non può concludere contratti oltre una determinata soglia economica, ma tale limitazione non viene resa pubblica attraverso l’iscrizione, il limite potrebbe non essere opponibile al terzo che non ne era a conoscenza.
L’iscrizione presso il Registro delle imprese non rappresenta quindi soltanto un passaggio formale, ma incide concretamente sull’efficacia verso i terzi delle limitazioni stabilite dal preponente.
Come si modifica o si revoca la procura
I poteri dell’institore possono essere successivamente modificati e la procura può essere revocata.
L’art. 2207 c.c. prevede che gli atti con i quali la procura viene successivamente limitata o revocata siano depositati per l’iscrizione nel Registro delle imprese.
La regola vale anche quando la procura originaria non era stata pubblicata.
In mancanza dell’iscrizione, la limitazione successiva o la revoca della procura non è opponibile ai terzi, salvo che si dimostri che ne erano a conoscenza al momento della conclusione dell’affare.
La cessazione o la modifica dei poteri non deve quindi essere gestita soltanto nei rapporti interni all’impresa. È necessario considerare anche la pubblicità verso i terzi.
Quando l’institore è personalmente responsabile
Quando conclude un atto per l’impresa, l’institore deve rendere riconoscibile che sta agendo per il preponente.
L’art. 2208 c.c. stabilisce che l’institore è personalmente responsabile dell’obbligazione se omette di far conoscere al terzo che sta trattando per il preponente.
Se l’atto è pertinente all’esercizio dell’impresa alla quale è preposto, il terzo può tuttavia agire anche nei confronti del preponente.
È quindi importante distinguere la responsabilità derivante dal modo in cui l’institore si presenta nei rapporti con i terzi dagli obblighi che derivano dal rapporto interno con l’imprenditore o la società.
Quando interviene il notaio
Il notaio interviene nella formalizzazione della procura e nella definizione dei poteri che devono risultare dall’atto.
L’art. 2206 c.c. stabilisce che la procura con sottoscrizione autenticata del preponente deve essere depositata per l’iscrizione nel Registro delle imprese.
L’intervento notarile consente quindi di identificare il sottoscrittore, autenticarne la firma e predisporre un atto nel quale siano individuati con precisione l’impresa o la sua articolazione interessata e i poteri attribuiti all’institore.
La corretta formulazione assume particolare rilievo quando occorre:
- stabilire limiti quantitativi o qualitativi ai poteri;
- coordinare i poteri di più institori;
- prevedere che alcuni atti siano compiuti congiuntamente;
- attribuire espressamente poteri relativi a operazioni immobiliari;
- coordinare la rappresentanza con l’organizzazione della società.
Il notaio non assume il ruolo dell’institore e non gestisce l’impresa. Il suo intervento riguarda la corretta formalizzazione dell’atto e, quando necessario, gli ulteriori atti notarili che il rappresentante dovrà compiere.
Il ruolo del notaio in presenza di atti immobiliari
La verifica dei poteri diventa particolarmente importante quando l’institore deve compiere operazioni immobiliari.
Come visto, l’art. 2204 c.c. stabilisce che non può alienare o ipotecare gli immobili del preponente senza un’autorizzazione espressa.
Quando l’institore interviene in un atto immobiliare, il notaio verifica quindi anche la sua legittimazione ad agire in rappresentanza dell’impresa e l’effettiva estensione dei poteri conferiti.
Per le società e le imprese è quindi importante definire in anticipo quali operazioni dovrà compiere il rappresentante e quali poteri dovranno risultare dall’atto.
Lo Studio approfondisce procure, deleghe, rappresentanza e altri adempimenti nella pagina dedicata ai servizi notarili per le imprese e al diritto societario.
Quanto costa la procura
Non esiste un costo unico valido per ogni caso.
Il costo dipende dalla struttura dell’atto, dall’ampiezza e dalla complessità dei poteri da disciplinare, dalla presenza di eventuali limitazioni e dagli adempimenti necessari.
Un atto che deve regolare più institori, poteri articolati o specifiche facoltà relative a operazioni societarie o immobiliari richiede una valutazione diversa rispetto a una situazione più semplice.
Per conoscere documentazione, attività necessarie e costi è quindi opportuno valutare preventivamente le caratteristiche dell’impresa e i poteri che devono essere attribuiti.
Procura institoria: a chi rivolgersi
Prima del conferimento di una procura institoria è importante individuare con precisione il ruolo che la persona dovrà ricoprire, l’ambito dell’impresa al quale sarà preposta e i poteri che dovrà esercitare nei rapporti con i terzi.
Lo Studio Notarile Associato Doria Saglietti Scerbo assiste imprese e società nella predisposizione delle procure e negli adempimenti collegati alla rappresentanza.
Sede principale di Padova: Corso del Popolo, 8/C – 35131 Padova | Tel. 049 655 080
- Ufficio di Vigonza: Via Bachelet, 5 – 35010 Vigonza (PD) | Tel. 049 628 807
- Ufficio di Grantorto: Via Umberto I, 55/2 – 35010 Grantorto (PD) | Tel. 049 655 080
È possibile scrivere all’indirizzo info@studionotariledbs.it oppure utilizzare la pagina Contatti e Preventivi per richiedere informazioni o fissare un appuntamento.
FAQ sulla procura institoria
L’institore deve essere un dipendente dell’impresa?
Non necessariamente. La qualifica di institore dipende dalla preposizione all’esercizio dell’impresa commerciale, di una sede secondaria o di un ramo particolare. Il rapporto di lavoro subordinato può costituire il rapporto interno con l’impresa, ma non è di per sé il requisito che determina la qualifica.
Si possono nominare più institori?
Sì. L’art. 2203 c.c. prevede espressamente questa possibilità. Se sono preposti più institori, possono agire disgiuntamente, salvo che nella procura sia diversamente disposto.
L’institore può acquistare un immobile?
L’art. 2204 c.c. vieta espressamente all’institore, in assenza di specifica autorizzazione, di alienare o ipotecare gli immobili del preponente. Non prevede nello stesso modo un divieto generale di acquisto. Per stabilire se l’acquisto rientri nei suoi poteri occorre però verificare la pertinenza dell’operazione rispetto all’impresa, il contenuto della procura e le caratteristiche dell’atto da stipulare.
Cosa succede se i limiti della procura non vengono iscritti?
Se la procura non viene iscritta nel Registro delle imprese, la rappresentanza dell’institore si reputa generale e le limitazioni non sono opponibili ai terzi, salvo che si dimostri che questi ne erano a conoscenza al momento dell’affare.
Che differenza c’è tra institore e procuratore?
L’institore è preposto all’esercizio dell’impresa, di una sede secondaria o di un ramo particolare. Il procuratore disciplinato dall’art. 2209 del Codice civile può invece compiere, in base a un rapporto continuativo, determinati atti pertinenti all’esercizio dell’impresa senza essere preposto alla sua gestione. La differenza riguarda quindi soprattutto la posizione ricoperta nell’organizzazione dell’impresa.